Giải thích cơ chế tổng hợp hóa đơn xăng dầu của khách hàng
Giới thiệu
Hóa đơn xăng dầu được các Cửa hàng xăng dầu hoặc Công ty xăng dầu phát hành trực tiếp cho các khách hàng doanh nghiệp. Dibee cung cấp tính năng tổng hợp tự động cho phép tiếp nhận các hóa đơn xăng dầu phát hành dưới hình thức điện tử ("Hóa đơn xăng dầu") qua email, xử lý và đưa lên trang web quản lý Dibee, nhằm mang đến sự thuận tiện cho khách hàng doanh nghiệp trong việc quản lý tải hóa đơn xăng dầu phát sinh.
Điều kiện áp dụng
Hóa đơn xăng dầu được bên Bán phát hành dưới hình thức điện tử và được gửi đến địa chỉ hoadon@dibee.co của Dibee.
Hóa đơn xăng dầu phát hành đúng với mã số thuế của bên Mua (Khách hàng doanh nghiệp) và bên Bán (Cửa hàng xăng dầu, Công ty xăng dầu) đang sử dụng Dibee. Dibee hỗ trợ cả hai trường hợp bên Bán sử dụng cùng một mã số thuế cho tất cả Cửa hàng hoặc mỗi Cửa hàng sử dụng một mã số thuế riêng.
Cơ chế xử lý
Tần suất xử lý: 1 ngày / lần vào lúc 06am hàng ngày.
Xử lý và tổng hợp các hóa đơn xăng dầu được phát hành trong ngày trước đó.
Hướng dẫn sử dụng
Tài khoản người dùng cần được phân quyền "Xem / Tải hóa đơn điện tử"
Để quản lý hóa đơn, vài mục Hóa đơn điện tử trên thanh menu chính:
Màn hình hiển thị danh sách các hóa đơn đã được phát hành từ các bên Bán / nhà cung cấp khác nhau, kèm tính năng lọc dữ liệu:
- Theo thời gian phát hành: cho phép chọn từ tháng đến tháng.
- Theo đơn vị phát hành: cho phép lọc hóa đơn theo bên Bán / Cung cấp dịch vụ.
Ngoài ra, màn hình cho phép tải bảng kê danh sách hóa đơn ra file excel (mục bên phải), tải file hóa đơn (.inv và .pdf) của từng hóa đơn.
Bạn cũng có thể tải hàng loạt nhiều file hóa đơn cùng lúc hoặc tải gộp các file .pdf của nhiều hóa đơn. Riêng thao tác tải gộp file pdf của nhiều hóa đơn, nếu số lượng hóa đơn bạn chọn tải gộp lớn hơn 450 hóa đơn, hệ thống sẽ gửi email các đường link để tải, còn ngược lại, hệ thống sẽ đẩy file ngay khi bạn thao tác trên trình duyệt.
Lưu ý
Trong trường hợp bên Bán không cung cấp định dạng .pdf khi phát hành hóa đơn, file .pdf của hóa đơn khi bạn tải về từ Dibee có thể sẽ không có dấu tick xanh ở phần chữ kí của bên Bán, mặc dù đây là hóa đơn hợp lệ.