Giới thiệu chế độ phê duyệt đối soát theo từng giao dịch của xe
Giới thiệu chung
Phê duyệt đối soát theo từng giao dịch là phân cấp nhỏ nhất, bên cạnh phân cấp phê duyệt đối soát theo số liệu tổng hợp của tài khoản và phân cấp theo từng Chi nhánh / Phòng ban.
Phân cấp theo giao dịch cho phép thực hiện phê duyệt hoặc từ chối từng giao dịch đã phát sinh, từ đó, xác nhận sản lượng tiêu thụ thực tế trong chu kì.
Để áp dụng chế độ này, tài khoản quản trị cần thiết lập cơ chế phê duyệt theo giao dịch ở màn hình Cài đặt
Đối soát theo từng giao dịch
Khi chế độ này được thiết lập, màn hình Chứng từ đối soát sẽ gom nhóm các giao dịch theo từng xe, từng Phòng ban, từng Chi nhánh và cho phép người dùng được phân quyền có thể xem chi tiết từng giao dịch và thực hiện phê duyệt các giao dịch này.
Các thành phần nội dung ở màn hình này bao gồm:
- Các tùy chọn tìm kiếm và lọc dữ liệu theo:
-
- Tháng
- Chi nhánh
- Phòng ban / Bưu cục
- Chức năng tải nhanh các biểu mẫu:
-
- Chứng từ thanh toán: là file excel thống kê sản lượng tiêu thụ theo từng Chi nhánh và Phòng ban cũng như bảng kê chi tiết tiêu thụ của từng xe.
- Giấy đề nghị thanh toán: là file .pdf theo biểu mẫu phục vụ cho qui trình thanh toán nội bộ. (Tính năng này chỉ hỗ trợ các khách hàng có yêu cầu).
- Hóa đơn điện tử: đường dẫn truy xuất vào danh sách hóa đơn điện tử xăng dầu của tháng tương ứng.
- Chứng từ quyết toán nội bộ: đường dẫn truy xuất vào màn hình Chứng từ quyết toán nội bộ. (Tính năng này chỉ hỗ trợ các khách hàng có yêu cầu)
- Thống kê và danh sách các giao dịch cần đối soát:
-
- Số lượng giao dịch đang chờ phê duyệt được hiển thị màu đỏ
- Các xe phát sinh giao dịch được gom nhóm theo Chi nhánh / Phòng ban, tương ứng với các thông tin về: số lượng giao dịch phát sinh, tổng số lít, tổng số tiền.
- Chọn vào từng xe để xem chi tiết các giao dịch phát sinh của xe, kèm thêm thông tin thời gian giao dịch và trạm xăng.
Phê duyệt hoặc Từ chối giao dịch
Các tài khoản được phân quyền có thể thực hiện phê duyệt hoặc từ chối từng giao dịch phát sinh. Bạn cũng có thể thực hiện Phê duyệt hàng loạt nhiều giao dịch bằng cách chọn vào các ô check ở trước từng giao dịch vào thực hiện thao tác Phê duyệt giao dịch nằm ở góc trên bên trái của bảng dữ liệu.
Riêng việc Từ chối, bạn chỉ có thể từ chối từng giao dịch và với mỗi thao tác từ chối, bạn cần nhập lí do từ chối để phục vụ cho việc tra soát với Trạm xăng tương ứng.
Khi thực hiện Phê duyệt hoặc Từ chối giao dịch, thông tin người thực hiện sẽ được hệ thống lưu lại và hiển thị lên khi người dùng rê chuột vào dòng trạng thái tương ứng của từng giao dịch. Với các giao dịch bị Từ chối, lí do từ chối cũng sẽ được hiển thị.
Trạng thái phê duyệt / từ chối
- Mỗi giao dịch sẽ được xác định trạng thái Phê duyệt hoặc Từ chối hoặc Đang chờ phê duyệt.
- Mỗi xe sẽ có trạng thái Từ chối nếu có một giao dịch bị Từ chối, Phê duyệt nếu toàn bộ giao dịch được Phê duyệt hoặc có trạng thái Chờ phê duyệt nếu không có giao dịch bị từ chối và có ít nhất một giao dịch đang Chờ phê duyệt.
- Mỗi phòng ban, chi nhánh sẽ có trạng thái Từ chối nếu có một xe có trạng thái Từ chối; có trạng thái Phê duyệt nếu tất cả xe có trạng thái Phê duyệt; và có trạng thái Chờ phê duyệt nếu không có xe nào bị Từ chối và có ít nhất 01 xe đang có trạng thái Chờ phê duyệt.
Các lưu ý
- Dữ liệu tổng hợp khi tải các tài liệu "Chứng từ thanh toán" và "Đề nghị thanh toán" ở chế độ này không phụ thuộc vào trạng thái Phê duyệt hay Từ chối của giao dịch. Mặc định, hệ thống sẽ tổng hợp toàn bộ giao dịch phát sinh đưa vào hai tài liệu này.
- Giao dịch để phê duyệt hoặc từ chối được tổng hợp theo quy trình chuẩn của hệ thống vào mỗi 07 ngày (tương tự như chu kỳ phát sinh chứng từ đối soát). Do đó, quy trình tự phê duyệt sau 3 ngày làm việc cho toàn bộ các giao dịch đang chờ phê duyệt của chu kì trước sẽ được áp dụng nếu giao dịch không được Phê duyệt hoặc Từ chối bởi người dùng.