Giới thiệu chứng từ quyết toán nội bộ, tổng hợp số lít nhiên liệu tồn, lượng nhiên liệu tiêu thụ và được phê duyệt của từng xe
Giới thiệu
Chứng từ quyết toán nội bộ là biểu mẫu chứng từ giành riêng cho hoạt động quản lý tiêu thụ nhiên liệu đội xe của khách hàng. Chứng từ cung cấp thông tin tổng hợp hàng tháng lượng nhiên liệu tồn đầu tháng, mua trong tháng, lượng nhiên liệu được phê duyệt (căn cứ theo Định mức) và lượng nhiên liệu tồn vào cuối tháng của từng xe.
Chứng từ quyết toán nội bộ được phân chia theo Chi nhánh và phòng ban đảm bảo phân quyền truy cập và quản lý phù hợp tùy theo quyền được cấp của người dùng
Xem chứng từ đối soát nội bộ
Để xem được chứng từ đối soát nội bộ, bạn cần đảm bảo tài khoản truy cập của mình đã được phân quyền "Xem / Tải chứng từ quyết toán nội bộ" nếu bạn chưa được phân quyền, vui lòng liên hệ người quản trị tài khoản của bạn.
Để truy cập vào chứng từ quyết toán nội bộ, bạn vào menu chính, chọn mục Chứng từ điện tử → Chứng từ quyết toán nội bộ.
Diễn giải thông tin
- Thông tin chứng từ tổng hợp từ các giao dịch phát sinh trong tháng của từng xe, tương ứng với Chi nhánh và phòng ban.
- Mỗi dòng dữ liệu hiển thị thông tin của 01 xe, bao gồm:
- Số tồn nhiên liệu trong bình xăng đầu kì (từ tháng trước chuyển sang): là số tồn cuối kỳ của xe trong tháng trước.
- Lượng nhiên liệu đã mua trong kì (giao dịch qua thẻ và giao dịch đổ ngoài được ghi nhận bổ sung).
- Số tồn cuối kì mang sang tháng sau (lít, thành tiền): mặc định số lít tồn cuối kì là dung tích bình xăng, giá trị thành tiền của tồn cuối kì tính theo nguyên tắc kế toán vào trước ra trước (Xem diễn giải ở mục Lưu ý bên dưới).
- Lượng nhiên liệu tiêu thụ thực tế trong tháng: là giá trị bằng Lượng tồn đầu kì + Lượng mua trong kì - Lượng tồn cuối kì tương ứng.
- Cự ly di chuyển theo số ODO, cự ly di chuyển theo GPS (nếu xe có tích hợp thiết bị GSHT).
- Hiệu suất tiêu thụ trong quá khứ năm 2020 (lít/100km).
- Hiệu suất sử dụng nhiên liệu trong kỳ (lít/100km).
- Số lượng được phê duyệt
- Số lượng nhiên liệu được phê duyệt = Lượng nhiên liệu mua trong kì nếu Hiệu suất sử dụng nhiên liệu trong kỳ nhỏ hơn hoặc bằng Hiệu suất tiêu thụ trong quá khứ. Ngược lại, Số lượng nhiên liệu được phê duyệt = Lượng nhiên liệu theo Định mức, và trong trường hợp này, sẽ có Ghi chú cần phê duyệt.
- Và thông tin ghi chú trong trường hợp lượng nhiên liệu đã mua trong kì lớn hơn số lượng được phê duyệt căn cứ theo định mức.
- Tùy chọn lọc dữ liệu hiển thị các xe có lượng nhiên liệu đã mua lớn hơn số lượng được phê duyệt
- Xuất excel cho phép tải chứng từ về máy theo định dạng excel.
Lưu ý
- Nguyên tắc tính toán thành tiền của Tồn cuối kì và Thành tiền phải nộp (nếu có): theo nguyên tắc kế toán vào trước ra trước. Lượng nhiên liệu tồn trong kì được tính trên đơn giá của các giao dịch phát sinh từ mới tới cũ tính từ ngày cuối cùng của tháng trở về đầu tháng.
- Số liệu trong chứng từ là dữ liệu thống kê hàng tháng từ ngày 01 đến hết ngày cuối cùng của tháng.
- Vì là số liệu liên quan đến hiệu suất tiêu thụ và quãng đường di chuyển, đối với những xe mới bắt đầu sử dụng giải pháp Dibee, dữ liệu thống kê trong tháng đầu tiên sẽ không bao gồm lượng nhiên liệu mua trong giao dịch đầu tiên của xe với thẻ Dibee và lượng tồn đầu kì (thành tiền) tháng trước mang sang.