Hướng dẫn cách thiết lập cơ chế phê duyệt chứng từ đối soát theo Chi nhánh và Phòng ban
Giới thiệu chung
Chứng từ đối soát là chứng từ do hệ thống tự động phát hành theo chu kì 07 ngày (Xem thêm: Chứng từ đối soát định kì). Theo mặc định, chứng từ đối soát được tạo ở cấp độ tài khoản, tổng hợp các giao dịch đổ nhiên liệu phát sinh trong chu kì theo từng Trạm xăng, loại nhiên liệu và đơn giá. Chứng từ đối soát khi được tạo, cần phải được phê duyệt hoặc từ chối bởi tài khoản được cấp quyền Phê duyệt / Từ chối chứng từ.
Tùy theo cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp, bạn có thể thiết lập cơ chế Phê duyệt / Từ chối chứng từ theo cấp Chi nhánh hoặc Phòng ban. Qua đó, cho phép tách số liệu trong chứng từ đối soát theo các phân cấp nhỏ hơn (Chi nhánh, phòng ban) và được phê duyệt / từ chối bởi những tài khoản được phân quyền thuộc các cấp nhỏ hơn này.
Thiết lập cơ chế phê duyệt theo Chi nhánh và Phòng ban
Việc thiết lập cơ chế này chỉ giành cho tài khoản quản trị hoặc tài khoản được phân quyền.
Để thực hiện bạn vào màn hình Cài đặt, và chọn bật chế độ cho phép Phê duyệt / Từ chối chứng từ bởi cấp Chi nhánh hoặc Phòng ban.
Các phân quyền cần thiết
Để tài khoản người dùng có thể Xem, Phê duyệt / Từ chối và/hoặc Tải chứng từ thanh toán, bạn cần đảm bảo đã phân quyền sử dụng các quyền sau:
- Xem / Tải chứng từ đối soát: cho phép người dùng xem số liệu đối soát mỗi chu kì và tải chứng từ đối soát theo định dạng .pdf.
- Phê duyệt / Từ chối chứng từ đối soát: cho phép người dùng Phê duyệt / Từ chối chứng từ đối soát của Chi nhánh hoặc Phòng ban mình phụ trách.
- Tải biểu mẫu thanh toán: cho phép người dùng tải chứng từ thanh toán, thống kê số liệu mua hàng tại từng Trạm xăng kèm bảng kê chi tiết theo xe, sử dụng cho qui trình phê duyệt thanh toán nội bộ.
Phê duyệt / Từ chối chứng từ đối soát của Chi nhánh và Phòng ban
Khi chế độ này được thiết lập, màn hình Chứng từ đối soát sẽ xuất hiện 02 drop-down cho phép chọn các Chi nhánh hoặc Phòng ban đã được cài đặt trong tài khoản.
Kèm theo đó là thông tin Chi nhánh và Phòng ban ở mỗi chứng từ đối soát theo chu kì hiển thị trong danh sách liệt kê.
Ở màn hình chứng từ đối soát này, dữ liệu chứng từ hiển thị tương ứng với phân cấp của tài khoản truy cập:
- Tài khoản được phân quyền thuộc cấp công ty có thể xem hết tất cả chứng từ đối soát.
- Tài khoản được phân quyền thuộc cấp chi nhánh chỉ có thể xem các chứng từ đối soát thuộc chi nhánh của mình.
- Tài khoản được phân quyền thuộc cấp phòng ban chỉ có thể xem các chứng từ đối soát thuộc phòng ban của mình.
Tương tự tính năng Phê duyệt / Từ chối chứng từ chỉ giành cho tài khoản được phân quyền và chỉ có thể thực hiện trên các chứng từ đối soát thuộc cấp của mình.
Email thông báo khi từ chối chứng từ
Khi Từ chối chứng từ đối soát, người dùng phải cung cấp nguyên nhân cụ thể lí do từ chối chứng từ để làm cơ sở cho Dibee tiến hành tra soát và xác nhận số liệu đối soát cuối cùng.
Khi một chứng từ đối soát bị từ chối, hệ thống sẽ gửi email thông báo cho các tài khoản người dùng cấp cao hơn của người dùng đã từ chối chứng từ đó:
- Người dùng từ chối chứng từ đối soát của phòng ban, hệ thống gửi email cho người dùng được phân quyền "Xem / Tải chứng từ đối soát" thuộc cấp chi nhánh quản lý phòng ban đó.
- Tương tự với người dùng cấp Chi nhánh thì email gửi đến cho người dùng thuộc cấp Công ty.
Ngoài ra, hệ thống cũng sẽ gửi email đến cskh@dibee.co để bộ phận Dịch vụ khách hàng của Dibee hỗ trợ xử lý tra soát.
Các lưu ý quan trọng
- Chứng từ đối soát được hệ thống tổng hợp theo chu kì mỗi 07 ngày, do đó việc thiết lập Chi nhánh, phòng ban, phân bổ xe vào từng Chi nhánh, phòng ban phải được thực hiện chính xác trước thời điểm bắt đầu mỗi chu kì để hệ thống tổng hợp số liệu của chứng từ đối soát chính xác.
- Việc thay đổi chi nhánh / phòng ban của một xe sẽ ảnh hưởng đến chứng từ đối soát của chu kì tương ứng khi việc thay đổi này xảy ra. Các giao dịch mua nhiên liệu của xe phát sinh trước thời điểm thay đổi sẽ được tổng hợp vào chi nhánh / phòng ban cũ, và sau thời điểm thay đổi sẽ được tổng hợp vào chi nhánh / phòng ban mới.