Giới thiệu về chứng từ thanh toán
Giới thiệu chung
Chứng từ thanh toán là tài liệu tổng hợp số liệu mua hàng trong tháng theo từng Chi nhánh và Phòng ban. Chứng từ này cung cấp số liệu mua hàng phân tách theo từng Trạm xăng, Loại sản phẩm và Đơn giá. Các Chi nhánh và Phòng ban nhanh sử dụng chứng từ này cho qui trình đề nghị thanh toán nội bộ.
Nội dung chứng từ
Chứng từ được thể hiện ở định dạng excel, số liệu được tổng hợp tùy theo phân quyền và phân cấp của tài khoản người dùng. Người dụng thuộc Phòng ban chỉ xem được dữ liệu của phòng ban, người dùng thuộc chi nhánh chỉ xem được dữ liệu của chi nhánh tương ứng. Và người dùng thuộc công ty có thể xem được đầy đủ dữ liệu của tất cả Chi nhánh và Phòng ban.
Tùy theo chế độ phê duyệt đối soát đang được thiết lập (Xem thêm
Nội dung của chứng từ gồm 02 bảng (sheet):
- Bảng tổng hợp: cung cấp số liệu tổng hợp giao dịch theo từng phân cấp (chi nhánh / phòng ban nếu có), theo Trạm xăng và đơn vị chấp nhận thanh toán.
- Bảng kê nhiên liệu theo xe: cung cấp số liệu mua hàng theo từng xe trong trường hợp tài khoản đang áp dụng chế độ phê duyệt theo giao dịch của xe (Xem thêm tại đây)
Các lưu ý
Để sử dụng tính năng này, tài khoản người dùng phải được phân quyền:
Tùy theo chế độ phê duyệt đối soát đang áp dụng, dữ liệu giao dịch đưa vào chứng từ thanh toán sẽ khác nhau.
1. Tài khoản đang áp dụng chế độ phê duyệt đối soát theo cấp tài khoản hoặc cấp chi nhánh / phòng ban:
Số liệu tổng hợp trong Chứng từ thanh toán chỉ bao gồm các số liệu chứng từ đối soát đã được Phê duyệt. Các chứng từ đối soát chưa được phê duyệt hoặc bị từ chối sẽ ko được tổng hợp vào Chứng từ thanh toán. Do đó, trước khi sử dụng số liệu trong Chứng từ thanh toán, bạn cần đảm bảo các chứng từ đối soát của từng Chi nhánh, phòng ban đều được Phê duyệt.
2. Tài khoản đang áp dụng chế độ phê duyệt đối soát theo giao dịch:
Số liệu tổng hợp trong Chứng từ thanh toán không phụ thuộc vào trạng thái phê duyệt của giao dịch, toàn bộ giao dịch thực tế phát sinh sẽ được đưa vào Chứng từ thanh toán.