Chứng từ đối soát là gì? Chu kì đối soát và qui trình phê duyệt
Chứng từ đối soát là gì?
Chứng từ đối soát là một tài liệu tổng hợp có thể xem trên trang web quản lý Dibee hoặc tải về dưới định dạng .pdf. Chứng từ đối soát được cung cấp theo từng Chương trình (qua Ví Dibee, thanh toán trực tiếp) và được sử dụng làm cơ sở đối chiếu các giao dịch phát sinh giữa Khách hàng doanh nghiệp và từng Điểm giao dịch (Ví dụ: Cửa hàng xăng dầu) tham gia vào mạng lưới của Dibee trong từng chu kì đối soát.
Tùy theo chế độ phê duyệt đối soát được áp dụng, số liệu tổng hợp vào chứng từ đối soát sẽ phân cấp khác nhau:
- Chế độ phê duyệt đối soát cấp tài khoản: chứng từ đối soát tổng hợp toàn bộ giao dịch phát sinh và phân nhóm theo Cửa hàng xăng dầu. Việc phê duyệt hoặc từ chối chứng từ được thực hiện bởi người dùng thuộc cấp tài khoản.
- Chế độ phê duyệt đối soát cấp chi nhánh / phòng ban: chứng từ đối soát tổng hợp giao dịch phát sinh và phân nhóm theo Chi nhánh / phòng ban và Cửa hàng xăng dầu. Việc phê duyệt hoặc từ chối chứng từ có thể được phân quyền thực hiện cho các tài khoản thuộc cấp Chi nhánh / phòng ban.
- Chế độ phê duyệt theo từng giao dịch: chứng từ đối soát thể hiện chi tiết theo từng xe và từng giao dịch, phân nhóm theo Chi nhánh / phòng ban. Việc phê duyệt hoặc từ chối được thực hiện trên từng giao dịch và có thể được phân quyền thực hiện cho các tài khoản thuộc cấp Chi nhánh / phòng ban.
Chu kì đối soát
Hệ thống Dibee thiết lập 04 chu kì đối soát tiêu chuẩn trong một tháng:
- Chu kì 1: từ ngày 01 đến hết ngày 07.
- Chu kì 2: từ ngày 08 đến hết ngày 14.
- Chu kì 3: từ ngày 15 đến hết ngày 21.
- Chu kì 4: từ ngày 22 đến hết tháng
Qui trình phê duyệt chứng từ đối soát
Vào lúc 09am ngày đầu tiên của chu kì kế tiếp, hệ thống tự động phát hành ra các chứng từ đối soát với các thông tin như trên và gửi email thông báo đến các Người dùng liên quan thuộc Khách hàng doanh nghiệp và Nhà cung cấp.
- Khách hàng doanh nghiệp: các người dùng được phân quyền xem chứng từ đối soát.
- Nhà cung cấp: các người dùng được phân quyền xem chứng từ đối soát và thuộc cấp độ "Điểm giao dịch" (Cửa hàng xăng dầu)
Phê duyệt chứng từ
Tùy theo chế độ phê duyệt đối soát đang được áp dụng, các tài khoản người dùng có thể thực hiện phê duyệt hoặc từ chối đối soát. Với chế độ phê duyệt cấp tài khoản hoặc cấp chi nhánh / phòng ban, chứng từ đối soát là số liệu tổng hợp các giao dịch phát sinh. Với chế độ phê duyệt cấp giao dịch, việc phê duyệt hoặc từ chối được thực hiện trên từng giao dịch.
Các chứng từ đối soát có thể được xem trên trang web quản lý Dibee từ thanh menu bên trái: Chứng từ điện tử → Chứng từ đối soát. Với mỗi chứng từ đối soát do hệ thống phát hành, bạn cần kiểm tra lại số liệu và thực hiện Phê duyệt nếu số liệu đúng hoặc Từ chối nếu số liệu sai.
Trong trường hợp từ chối, bộ phận CSKH của Dibee sẽ nhận được thông báo tự động qua email và tiến hành đối chiếu lại với bạn để xác nhận số liệu chính xác sau cùng.
Tự động phê duyệt
Trong vòng 03 ngày làm việc từ khi chứng từ được phát hành, nếu bạn không thực hiện Phê duyệt cũng như Từ chối, vào 09am của ngày làm việc thứ tư, hệ thống Dibee sẽ tự động phê duyệt các chứng từ đồi soát này và mặc nhiên xem đây là số liệu chính xác sau cùng.
Các tài liệu liên quan: